ARTICLE I - NOM
Le nom de l'organisme est l'Association des Registraires des Universités et Collèges du Canada (appelée ci-après l'Association).
ARTICLE II - OBJET
a) L'Association traitera de questions portant sur la gestion universitaire et collégiale, incluant, sans toutefois s'y limiter: les admissions, les inscriptions, les examens, les systèmes, les dossiers, les horaires de cours, les bourses et autres prix, la liaison avec les écoles secondaires et toute autre activité ou domaine jugé pertinent.
b) Elle encouragera, appuiera et fera l'étude de questions relatives aux points soulevés au point II a).
c) Elle organisera des ateliers dont les objectifs seront de favoriser l'échange de renseignements, la formation professionnelle de ses membres et le développement de nouvelles approches.
d) Elle fera la promotion de ses points de vue et collaborera avec les ministères, les groupes à vocation éducationnelle ainsi que toute autre instance jugée pertinente.
ARTICLE III - ADHÉSION
Section 1 - Institutions membres
a) Sont Membres de l'Association toutes les institutions qui sont membres de l'Association des Universités et Collèges du Canada (AUCC) ou de l'Association des Collèges Communautaires du Canada (ACCC) et qui se seront acquittés de leurs droits annuels tels que définis au Règlement I. Les Institutions membres peuvent participer activement à la vie de l'Association. Chaque Institution membre a droit à un vote sur toutes les questions dont est saisie l'Association. Dans chaque Institution membre, le bureau du registraire, ou son équivalent, nommera un Membre individuel à titre de représentant de l'institution, lequel votera en son nom. Seules les Institutions membres ont droit de vote.
b) La reconnaissance par l'AUCC ou l'ACCC n'est pas nécessaire pour les institutions qui étaient membres en règle de l'Association au 22 juin 1990.
Section 2 - Membres individuels
Conformément au Règlement I de l'Association, le bureau du registraire, ou son équivalent, peut nommer autant de Membres individuels qu'il le désire.
Section 3 - Membres associés
Les professionnels qui représentent une agence ou une institution d'enseignement ne peuvent devenir Institution membre, mais peuvent devenir Membres associés à condition d'en faire la demande et d'être acceptés par le Comité exécutif de l'Association.
Section 4 - Membres honoraires
Les Membres honoraires sont des personnes qui ne peuvent plus être Membres individuels, mais qui ont rendu de grands services à l'Association. Les Membres honoraires sont invités à toutes les réunions de l'Association et peuvent participer à tous ses travaux. Les Membres honoraires n'ont pas le droit de vote et ne peuvent pas être élus à des postes de direction.
Conformément au Règlement IV de l'Association, les Institutions membres ou les Membres individuels peuvent recommander au Comité exécutif que telle ou telle personne soit acceptée comme Membre honoraire. Section 5 - Membres corporatifs
Les Membres corporatifs sont les organismes qui, d'une part, fournissent des produits et (ou) des services susceptibles d'aider ou d'avantager les membres de l'Association dans la poursuite de leurs tâches et qui, d'autre part, désirent participer aux affaires de l'Association même s'ils n'ont pas droit de vote. L'Exécutif déterminera les conditions d'adhésion de ces membres.
ARTICLE IV - ANNÉE FINANCIÈRE
L'année financière de l'Association débutera le 1er avril de chaque année pour se terminer le 31 mars de l'année suivante.
ARTICLE V - COMITÉ EXÉCUTIF
Section 1 - Composition
Le Comité exécutif sera composé des personnes
suivantes :
i) le Président ou la Présidente;
ii) le Président sortant ou la Présidente sortante
(d'office);
iii) le Vice-président ou la Vice-présidente;
iv) le Secrétaire/Trésorier ou la Secrétaire/Trésorière;
v) Cinq représentants régionaux -- un pour chacune
des régions suivantes : les provinces de l'Atlantique, le Québec,
les provinces de l'Ouest, deux de l’ Ontario.
vi) Aucune région ne doit avoir plus de trois représentants siégeant sur le comité Exécutif, peu importe la période donnée.
vii) Le comité Exécutif peut de temps à autre, inviter un membre individuel de l’ARUCC pour assister l’Exécutif avec des sujets particuliers aux fins de projets. Ce membre individuel n’aura aucun droit de vote au sein du comité Exécutif.
Section 2 - Élection des membres du Comité exécutif
a) Normalement, le Président aura été Vice-président l'année précédente. Les régions choisiront le Vice-Président les années paires, en alternance et selon la séquence suivante: les provinces de l'Ouest, l'Ontario, le Québec et les provinces de l'Atlantique.
b) D'office, le Président sortant sera président du Comité de mise en candidatures. Il choisira quatre autres membres; un de chacune des régions.
c) Au moins deux mois avant la tenue de l'assemblée annuelle, le Comité de mise en candidature invitera les Comités exécutifs des Associations régionales de registraire (WARUCC, OURA, CRALO, AARAO, CRÉPUQ) a soumettre les noms de candidats aux postes de Vice-président et (ou) de Représentant régional et (ou) de Secrétaire/Trésorier.
d) Si deux personnes ou plus sont candidates au poste de Secrétaire/Trésorier, le Comité de mise en candidatures en choisira une et soumettra son nom à l'assemblée générale pour ratification.
e) Les candidatures à tous les postes peuvent venir de l'assemblée. S'il y a plus d'un candidat à un poste, on procédera au vote immédiatement. Un seul représentant par Institution membre présent aura droit de vote. Les officiers sont élus à la majorité simple des personnes présentes et ayant voté.
f) Le déroulement et le dépouillement des votes seront supervisés par au moins deux (2) Membres individuels nommés par le Comité exécutif.
Les membres du Comité exécutif doivent avoir été reconnus comme Membre individuel par une Institution membre.
Section 3 - Attributions des membres du Comité exécutif
a) i) agir au nom de l'Association;
ii) déterminer l'heure et l'endroit où
aura lieu l'assemblée générale conformément
aux dispositions du Règlement III;
iii) faire un compte rendu à l'assemblée
générale;
iv) établir des comités d'étude,
des groupes de travail et (ou) des commissions qui feront un compte rendu,
rédigeront des documents de travail et feront des recommandations
à l'Association;
v) informer les ministères gouvernementaux,
les organismes du domaine de l'éducation et autres groupes pertinents
des décisions prises par l'Association.
b) i) Le Président présidera toutes les réunions
de l'Association et du Comité exécutif. Il est aussi
membre d'office de tous les comités et de toutes les commissions
de l'Association, sauf et excepté l'Exécutif. Normalement,
le Président est le porte-parole officiel de l'Association.
ii) Le Vice-président deviendra normalement
Président de l'Association à la fin du mandat du Président.
En cas de vacance ou d'absence de la présidence, le Vice-président
assumera les fonctions de Président. Il ou elle s'acquittera
également des tâches qui lui seront assignées par le
Président ou le Comité exécutif.
iii) Le Président sortant agira à titre de président
du Comité de mise en candidature, conformément à l'Article
V - Section 2 b). Il aura la responsabilité de recueillir les noms
des personnes intéressées à devenir Membres associés
et, généralement, s'acquittera des tâches qui lui seront
assignées par le Président ou le Comité exécutif.
iv) Le Secrétaire/Trésorier
rédigera le procès-verbal de chaque réunion de l'Association
et du Comité exécutif. Il distribuera le procès-verbal
de l'assemblée générale à toutes les Institutions
membres et celui des rencontres du Comité exécutif à
tous les membres de ce comité. Le Secrétaire/Trésorier
sera le dépositaire de tous les dossiers et de tous les procès-verbaux
de l'Association, à l'exception de ceux confiés à
d'autres personnes par voie de résolution de l'Association.
Le Secrétaire/Trésorier verra à ce que la liste des
membres de l'Association soit à jour et la fera circuler au besoin.
Il ou elle verra à ce que tous les échéanciers établis
par la Charte et les Règlements soient respectés en informant
le Président et le Comité exécutif de tous les éléments
s'y rattachant.
v) Le Secrétaire/Trésorier sera responsable
de tous les actifs gérés par l'Association et sera responsable
de déposer les avoirs dans une institution financière choisie
par le Comité exécutif. Le Secrétaire/Trésorier
sera responsable de la comptabilité de l'Association et devra présenter
les états financiers de l'Association aux membres réunis
en assemblée générale.
vi) En général, les Représentants
régionaux, comme membres du Comité exécutif doivent:
participer à toutes les réunions du Comité exécutif,
travailler à l'avancement de l'Association et faire la promotion
des intérêts de ceux et celles qu'ils représentent.
Les Représentants régionaux doivent rédiger des rapports
sur l'état de la situation dans leur région respective et
les soumettre au Comité exécutif par l'entremise du Secrétaire/Trésorier.
Les Représentants régionaux agiront comme personnes ressources
auprès du Comité exécutif, participeront à
la rédaction du bulletin de l'Association et s'acquitteront des
tâches qui leur auront été confiées par le Président.
Section 4 - Durée du mandat
La durée du mandat des membres du Comité exécutif commencera à la levée de l'assemblée générale au cours de laquelle ils auront été élus et se terminera à la levée de l'assemblée générale au cours de laquelle leurs successeurs auront été élus. Les membres du Comité exécutif sont éligibles pour plus d'un mandat. Normalement, les Représentants régionaux seront élus pour une période de deux ans, suivant le principe d'alternance suivant: les représentants des provinces de l'Atlantique et de l'Ontario une année, ceux du Québec et des provinces de l'Ouest l'année suivante.
Section 5 - Vacance
Le Comité exécutif a le pouvoir de combler les postes laissés vacants avant la fin du mandat.
Section 6 - Quorum
Le quorum du Comité exécutif est la majorité simple de ses membres.
Section 7 - Réunions de l'Exécutif
Normalement, le Comité exécutif se réunira au moins trois fois l'an; une de ces réunions devrait avoir lieu lors d'un Congrès régional ou national des membres.
Section 8 - Frais de déplacement des membres de l'Exécutif
Au besoin, l'Association remboursera les frais de déplacement pour les réunions du Comité exécutif à l'exception de la réunion qui aura lieu lors du Congrès national. L'Association assumera les dépenses de personnes ressources si le Comité exécutif le juge à propos.
Note : L'Association remboursera les frais de déplacement des membres du Comité exécutif qui assisteront à des congrès d'associations régionales à l'extérieur de leur région.
ARTICLE VI - AMENDEMENT
Section 1
Cette Charte peut être amendée par l'assemblée générale ou par scrutin postal.
a) Les deux tiers des votes des Institutions membres présents sont requis. Le Comité exécutif doit aviser les Institutions membres de toute proposition d'amendement au moins soixante jours avant l'assemblée générale ou la date fixée pour le retour des bulletins de vote par la poste.
b) Toute autre proposition d'amendement qui ne respecte pas les conditions stipulées à l'Article VI a) devra recueillir les quatre cinquièmes des votes pour être adoptée.
RÈGLEMENTS
RÈGLEMENT I - DROITS D'ADHÉSION
Section 1
Les recommandations du Comité exécutif relativement aux droits de membres institutionnels doivent être ratifiées par l'assemblée générale. La première révision des cotisations se tiendra avant l’assemblée générale de l’an 2002, et les révisions suivantes auront lieu tous les six ans après cette date
Section 2 - Membres institutionnels
À partir du 26 juin 2002, le total des revenus du budget d'opération de chaque institution membre pour l'année 2000-01, tel que rapporté par Statistique Canada, déterminera les frais de base institutionnels. Les frais institutionnels pour la prochaine année seront réajustés au 1er juillet de chaque année à partir de l'augmentation de l'indice des prix à la consommation des 12 mois précédents.
Pour les nouvelles institutions qui souhaiteront devenir membres, les frais seront établis en prenant comme point de repère des revenus du budget d'opération de 2000-01 d'une institution comparable déjà membre.
Section 3 - Membres associés
Le Comité exécutif déterminera les droits de Membre associé.
Section 4 - Membres corporatifs
Le Comité exécutif déterminera les droits de Membre corporatif.
Section 5
Les frais d'inscription au Congrès biennal, basés sur les projections financières relatives à celui-ci, seront déterminés par le Comité organisateur qui le soumettra au Comité exécutif pour examen et approbation. L'Association assumera les frais d'inscription des personnes qui deviendront Membres honoraires.
Section 6
Le comité exécutif peut de temps à autre approuver la perception des frais nécessaires pour couvrir certains services aux membres et aux non-membres.
RÈGLEMENT II - ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
Section 1
L'assemblée générale aura lieu tous les deux ans.
Section 2
Le Comité exécutif choisira la date et le lieu de l'assemblée générale. Normalement, l'assemblée générale aura lieu en même temps que le Congrès biennal.
Section 3
En cas d'urgence, le Comité exécutif aura le pouvoir de remettre à plus tard ou d'annuler l'assemblée générale.
Section 4
Le dernier avis ainsi que l'ordre du jour doivent être envoyés aux Institutions membres au moins soixante jours avant la tenue de l'assemblée générale.
Section 5
Le Comité exécutif verra à ce que l'assemblée générale ait lieu à tour de rôle dans chacune des quatre régions, soit les provinces de l'Atlantique, le Québec, l'Ontario et les provinces de l'Ouest.
Section 6
Lors de l'assemblée générale, chaque Institution membre, n'a droit qu'à un vote. Le représentant de l'institution votera au nom de celle-ci.
Section 7
Lors de l'assemblée générale, le quorum est de 20 % des Institutions membres. Les décisions seront prises à la majorité simple des votes exprimés. Le vote du président d'assemblée pourra briser l'égalité.
RÈGLEMENT III - CONGRÈS BIENNAL
Section 1
Le Congrès biennal aura lieu, à tour de rôle, dans l'une des quatre régions: les provinces de l'Atlantique, au Québec, en Ontario et dans les provinces de l'Ouest.
Section 2
Le Comité exécutif a examine et approuve le budget, le programme et l'organisation du Congrès biennal.
Section 3
Les droits d'inscription au Congrès biennal seront déterminés par le Comité organisateur du congrès et soumis au Comité exécutif pour examen et approbation. L'Association assumera les frais d'inscription des personnes qui deviendront Membres honoraires.
Section 4
L'institution hôte est responsable de la gestion financière d'un Congrès assumera en parts égales avec l'Association tout déficit en résultant. Les profits nets d'un Congrès biennal seront normalement partagés en parts égales entre l'Association et l'Association régionale où a eu lieu le congrès.
Section 5
Au plus tard six mois après le Congrès biennal, le ou les institutions hôtes devront soumettre à l'association un rapport écrit des dépenses, des revenus et du nombre de participants, ainsi que des recommandations relativement à la tenue du prochain Congrès biennal.
RÈGLEMENT IV - CHOIX DES MEMBRES HONORAIRES
Chaque mise en candidature devrait être accompagnée d'une liste exhaustive de ce que le candidat a fait comme contributions à l'Association. Celle-ci peut inclure entre autres: le fait d'avoir été membre ou officier du Comité exécutif; avoir participé activement à la planification ou l'organisation d'un Congrès biennal; avoir été conférencier, président ou rapporteur; avoir été membre d'un groupe de travàil ou avoir participé activement aux affaires d'une association régionale.
RÈGLEMENT V - COMMUNICATION
Section 1 - Communication officielle
Toute communication requise par les statuts, les règlements ou pour toute opération générale pourra être électronique et celle-ci sera considérée officielle..
Section 2 - Bulletin
Normalement, un Membre individuel de l'Association sera nommé par le Comité exécutif au poste d'éditeur du bulletin de l'Association, CONTACT.
Le mandat de l'éditeur du bulletin sera d'une durée de deux ans renouvelable.
Le bulletin de l'Association devrait normalement paraître trois (3) fois l'an. L'éditeur devra soumettre au Président tous les textes qu'il entend publier, car ce dernier a droit de regard sur le contenu du bulletin.
Le Président et les représentants régionaux se partageront la responsabilité de soumettre des articles pour publication dans CONTACT.
L'éditeur a le droit de modifier tout article soumis pour publication. Cependant, nonobstant l'acceptation par le Président, l'éditeur devra retourner à son auteur l'article à modifier et devra lui accorder le temps nécessaire pour le revoir avant publication.
Section 3 - Répertoire des membres
Le répertoire des membres de l'Association sera publié et mis à jour par le secrétaire/trésorier, sous la responsabilité du vice-président, et sera disponible sur le site Internet de l'association. Il devra inclure une liste des membres actifs de l’ARUCC et l'adresse des institutions. Les adresses électroniques des membres individuels apparaîtront ainsi que tout autre renseignement jugé pertinent par le comité exécutif. Il est de la responsabilité du registraire de l’institution membre de mettre à jour la liste de ses membres dans le répertoire.
RÈGLEMENT VI - MODIFICATIONS
Section I
Ces règlements peuvent être modifiés par l'assemblée générale ou par scrutin électronique.
a) Deux tiers des votes des Institutions membres présents est requis. Le Comité exécutif doit aviser les Institutions membres de la proposition d'amendement au moins soixante jours avant l'assemblée générale ou la date fixée pour le retour des bulletins de vote par la poste.
b) Toute autre proposition d'amendement qui ne respecte pas les conditions stipulées à l'article VI a) devra recueillir les quatre cinquièmes des votes pour être adoptée.
