ASSOCIATION DES REGISTRAIRES DES
UNIVERSITÉS ET COLLÈGES DU CANADA

Le prix Partenaire ou collaborateur exceptionnel

Le prix Partenaire ou collaborateur exceptionnel rend hommage à des professionnels, des équipes ou des organismes non-membres qui contribuent de manière importante à la profession registrariale du secteur de l’enseignement supérieur au Canada. Les mises en candidature doivent provenir d’un membre ou d’un membre associé de l’ARUCC.

2022

Rejean DroletRéjean Drolet, Bureau de Coopération Interuniversitaire (BCI) :

Réjean Drolet occupe le poste de conseiller, Admission et dossier étudiant, Secteur des affaires académiques, de la recherche et de l’innovation au Bureau de coopération interuniversitaire du Québec (BCI) depuis près de 25 ans. Il est chargé de comité pour le sous-comité des registraires (SCR), table relevant de la table des vice-recteurs académiques. Notons que le BCI est un regroupement des 18 universités québécoises. Ainsi, il a une très fine connaissance de tous les enjeux registrariaux au Québec. Il participe à plusieurs tables ou groupes de travail avec les institutions ainsi qu’avec le ministère de l’enseignement supérieur (MES).

Il est impliqué dans des dossiers cruciaux comme le financement des universités, basé sur les effectifs étudiants (GDEU); la cote de rendement collégiale (CRC) permettant de comparer tous les étudiant(e)s provenant d’un établissement collégial (CEGEP) aux fins de l’admission à l’Université et les statistiques et la reddition de compte des universités au MES.

Il contribue activement au développement d’outils essentiels au travail des registraires et pour les institutions. Enfin, les présidents du SCR ne pourraient accomplir leurs tâches sans le soutien indéfectible, la mémoire, le travail quotidien de Réjean. Il est un partenaire inestimable et incontournable pour les registraires québécois.

 

Lauréats du prix Partenaire ou collaborateur exceptionnel

(Ce prix a été créé en 2022. Les premiers lauréats seront annoncés en 2022)

ARUCC Community Check-in Sessions

ARUCC is holding a series of Community Check-in sessions this fall for members to come together to talk about the (many) challenges we have all been facing. 

These sessions are open to anyone working in the registrarial profession and are only available to our Institutional Members. There is no cost to attend these sessions.

Members can use the link below to register for a single session or all sessions.

Session Times (all times listed below are in Eastern Time. Please ensure to convert the time to your time zone.)

  • Monday, September 20, 2021 – 11:00 am – 12:00 pm - Member Consultation for input on ARUCC Constitution and Bylaw Changes
  • Monday, October 18, 2021 – 12:00 pm – 1:00 pm - EDIA
  • Monday, November 15, 2021 – 12:00 pm – 1:00 pm - Professional Development

REGISTER NOW to attend our next Community Check-in meeting.

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ARUCC Webinar Series

The Creative Crisis: Developing Registrarial Leadership in a Time of Change

Melissa Padfield & Norma Rodenburg Facilitators

Join your ARUCC colleagues for this 3 part webinar series examining registrarial leadership during a time of unprecedented change. This series will provide an opportunity to come together and share stories, reflect on the past 7 months and gain practical strategies for navigating the future. We will explore three tension points currently facing leaders: moving from survive to thrive, leading through empowerment vs expediency and the role of the Registrar as a convenor rather than a responder. These highly interactive sessions are designed to be engaging and promote connections between participants. Participants will also come away with a set of curated resources and articles that speak to the topics.

Sessions Dates and Times:

Webinar 1: Monday, October 26, 10:00 am MDT
Webinar 2: Monday, November 16, 1:00 pm MST
Webinar 3: Monday, December 7, 12:00 pm MST

Other details:

  • Max 30 participants per session
  • Preference given to individuals who can attend all 3 webinars
  • Certificates of completion will be provided if a participant completes all three sessions
  • If there is interest from more than 30 participants a waitlist will be developed and offering additional sessions will be explored

Webinar 1: Moving from Survive to Thrive

Monday, October 26, 10:00 am MDT (9 am PDT, 11 am CDT, 12 pm EDT, 1 pm ADT, 1:30 NDT)

We are now seven months into a global pandemic and our actions are moving from crisis management to chronic sustained effort, with no end in sight. Registrar’s offices have been thrust into the spotlight supporting new policy development, academic schedule changes, working remotely and planning ahead in an environment where information is scarce. If folks on your campus didn’t know what a Registrar did before COVID-19, they sure have learned how integral this work is!

This first webinar will provide participants a chance to reflect on the events of the past seven months and begin to create meaning out of this crisis in relation to the work we do. Grounding the discussion will be a focus on the “Survive/Thrive” duality and how we can access the benefits of both stances over time for ourselves and our teams.

Webinar 2: Empowerment vs Expediency

Monday, November 16, 1:00 pm MST (12 pm PST, 2 pm CST, 3 pm EST, 4 pm AST, 4:30 NST)

Crisis related decision making requires us to make quick decisions generally from a command and control perspective. As the Covid 19 global pandemic is primed to continue impacting our work well into the future, we must turn our focus from crisis to adapting to the new conditions. Key questions that will be explored include:

  • How do we manage the urgent nature of our shifting health and safety landscape, and still find ways to foster an empowerment and development based practice?
  • How do we get our staff reengaged and refocused on participatory and empowered decision making?
  • How do we offer meaningful opportunities for consultation and engagement when some decisions are still being led by emergency health and safety orders?
  • How do I manage effectively when everything on my “to do” list is in the urgent/important quadrant?

Webinar 3: Responder vs Convenor

Monday, December 7, 12:00 pm MST (11 am PST, 1 pm CST, 2 pm EST, 3 pm AST, 3:30 NST)

Registrar’s offices have played a prominent role in the campus response to the Covid-19 global pandemic. We have a perspective that allows us to see the big picture and to advocate for decisions that impact students and our staff in the most beneficial way. In times of crisis Registrar’s Offices are called upon to respond quickly and effectively to the needs of the campus community through the provision of expert knowledge and support. Crises often also present an opportunity to shift from expert resource/responder and offer value as a leader and convenor of important work and collaboration. Finding authentic and creative ways to capitalize on the opportunities offered by this particular moment in time will underpin the work in this session.

Key questions to explore will include:

  • How can we use this moment to add additional value to our organizations as leaders and convenors?
  • How can we leverage our unique perspectives and history as expert responders to move in the direction of convenor/influencer?
  • How can we walk the line between these two important roles (responder/convenor) effectively?

 
Registration for ARUCC's Webinar Series 2020 is now closed as we have reached our maximum capacity for this event.


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Biographies:

Melissa Padfield has nearly 20 years of experience working in higher education and currently serves as Vice-Provost and University Registrar at the University of Alberta. She joined the University of Alberta full time in 2006 and has held roles within the Dean of Students portfolio and Faculty of Arts before joining the Office of the Registrar in 2010. She holds a Bachelor of Arts in Political Science with a certificate in Globalization and Governance from the University of Alberta (2003) and a Master of Arts in Political Science from the University of Victoria (2005). Melissa also completed the Certificate in University and College Administration from the Centre for Higher Education Research & Development at the University of Manitoba (2015) and the Management Development Program at the Harvard Graduate School of Education (2017). When not working Melissa loves spending time with her family and friends exploring, either by foot, on x-country skis or travelling.

Norma Rodenburg has 18 years of experience in a diverse range of student services work at the University of Alberta. She currently serves as an Associate Registrar where she oversees a number of functions including Student Connect Student Services, Examinations and Timetabling, Records/Registration/Fees, and the RO Marketing and Communications department. She has been in the Office of the Registrar for 6 years and throughout that time also created the current strategic plan. Prior to her work in the RO, Norma spent 5 years in the Office of the Dean of Students as the Student Affairs Officer supporting student groups and student support services. Her career began in the Students’ Union where she oversaw the orientation program and the SU suite of student services. She holds a Bachelor of Science in Kinesiology from the U of A and a Masters of Arts in Leadership from Royal Roads University. Outside of work she spends time with her family which includes her partner, 2 daughters, a brand new puppy and an aging labrador retriever who is patiently putting up with the new puppy antics.

ARUCC Virtual Conference 2021

June 21-23, 2021

Join your ARUCC Colleagues for a 3-day webinar series between June 21–23, 2021.  

On Monday, June 21st we will hold our Annual General Meeting, followed by a quick update on the MyCreds™ | MesCertif™ project.

For the following two days, we will be hosting 8 webinar sessions (2 concurrent sessions in 4 time slots). Each will be facilitated by a member of the ARUCC Executive Committee and will include a short presentation and a forum for discussion. All virtual conference attendees will receive summary information with key take-aways and resources from all sessions.  There will be no charge for attendance at this conference. 

For people enquiring about the National Network, please register online for separate sessions which are provided at alternate days and times as this topic won't be covered in these bi-weekly sessions.

Registration for ARUCC Virtual Conference 2021

Please register by clicking the link below. A confirmation email will be sent after you submit the form. Check your “Junk Email” box if you don’t see it in your “Inbox”. 

Login information to each of the sessions you register for will be provided the week prior to the conference. Please also watch your email for this information.  

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We look forward to seeing everyone in June.

 

The Title Sponsor for this conference is Digitary - the company that powers MyCredsTM | MesCertifMC.

 

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Session Information

Registration Required. 

Please note that ARUCC will send Zoom links to all attendees by Thursday, June 17, 2021.  There will be a separate Zoom link for each day of the conference. 

Session Information (all times Eastern Daylight Time)

Monday, June 21, 2021

  • 12:00 pm - 1:30 pm
    • ARUCC Annual General Meeting

 

  • 1:30 pm - 2:00 pm 
    • MyCreds™ | MesCertif™ Update

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Tuesday, June 22, 2021

  • 12:00 pm - 1:00 pm
    • Future of Recruitment

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  • 12:00 pm - 1:00 pm 
    • Graduation and Convocation

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  • 1:00 pm - 2:00 pm
    • Academic Scheduling for Changing Modes of Delivery

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BLxInfosilem 2020

 

  • 1:00 pm - 2:00 pm
    • Financial Awards: Scholarships, Bursaries and Tuition Waivers

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Wednesday, June 23, 2021

  • 12:00 pm - 1:00 pm
    • Professional Development Approaches for Evolving Needs

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  • 12:00 pm - 1:00 pm 
    • Equity, Diversity, Inclusion and Accessibility (EDIA) in Admissions

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  • 1:00 pm - 2:00 pm
    • Grading & Academic Records: COVID Adaptations, Advising Approaches and Impacts

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  • 1:00 pm - 2:00 pm 
    • Post-COVID Registrar’s Office

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Constitution et règlements

ARTICLE I – NOM

Le nom de l’association est « Association des registraires des universités et collèges du Canada » (ci-après, « l’Association »).

ARTICLE II – RAISON D’ÊTRE

  1. L’Association se charge de questions liées à l’administration collégiale et universitaire, y compris, sans toutefois s’y limiter, les admissions, les inscriptions, les examens, l’établissement des horaires, les relevés de notes, les systèmes, les dossiers, les calendriers, les prix et bourses, la liaison avec les écoles secondaires et toute autre activité ou entreprise qu’elle juge appropriée.
  2. Elle encourage, appuie et mène des études sur des sujets relatifs aux éléments énoncés à l’alinéa (a).
  3. Elle organise des ateliers destinés à l’échange de renseignements, au perfectionnement professionnel de ses membres et à l’élaboration de nouvelles procédures.
  4. Elle fait la promotion des idées de l’Association et collabore avec des ministères gouvernementaux, des organismes éducatifs et d’autres organisations pertinentes.

ARTICLE III – MEMBRES

Section 1 – Établissements membres

  1. Les établissements reconnus par Universités Canada ou Collèges et instituts Canada, et qui ont réglé les droits annuels conformément au Règlement Isont des établissements membres de l’Association. Les établissements membres peuvent participer activement aux travaux de l’Association. Chaque établissement membre dispose d’une voix sur toutes les questions soumises à l’Association. Le Bureau du registraire ou Registrariat, ou l’équivalent, de chaque établissement participant désigne un membre régulier à titre de représentant ayant droit de vote au nom de l’établissement en question. Seuls les établissements membres ont droit de vote.
  2. La reconnaissance par Universités Canada ou Collèges et instituts Canada n’est pas exigée pour les établissements membres en règle en date du 22 juin 1990.

Section 2 – Membres réguliers

Le bureau du registraire, ou l’équivalent, de chaque établissement participant peut désigner autant de membres réguliers qu’il le souhaite, conformément au Règlement I.

Section 3 – Membres associés

Les représentants professionnels d’organismes éducatifs ou d’établissements non admissibles à titre d’établissements membres peuvent faire une demande d’adhésion à titre de membre associé, laquelle doit être approuvée par le comité exécutif. Ces organismes ou établissements peuvent désigner autant de membres associés qu’ils le souhaitent, conformément au Règlement I. Les membres associés peuvent prendre part aux ateliers et aux assemblées générales de l’Association, mais n’ont pas droit de vote et ne peuvent occuper aucune fonction administrative.

Section 4 – Membres honoraires

Les membres honoraires sont des personnes sélectionnées par le comité exécutif qui ne sont plus admissibles à titre de membres réguliers et qui ont rendu des services appréciables à l’Association. Ils sont invités en permanence à prendre part aux réunions de l’Association et à continuer à s’intéresser aux activités de l’Association. Les membres honoraires n’ont pas droit de vote et ne peuvent occuper aucune fonction administrative.

Tout établissement membre ou membre régulier de l’Association peut recommander au comité exécutif la nomination d’un membre honoraire, conformément aux exigences du Règlement IV, Section 5 – Membres corporatifs.

Les membres corporatifs sont des organisations qui fournissent des produits et/ou des services qui aident les membres de l’Association à s’acquitter de leurs fonctions et responsabilités, et qui souhaitent participer aux activités de l’Association à titre de membres sans droit de vote. Le comité exécutif peut approuver la nomination de sociétés désireuses de devenir membres de l’Association, et détermine l’étendue et le type de participation de ces dernières.

ARTICLE IV – EXERCICE

L’année d’exercice de l’Association est du 1er juillet au 30 juin.

ARTICLE V – COMITÉ EXÉCUTIF

Section 1 - Composition

Le comité exécutif est composé des membres suivants :

  1. Présidente ou président
  2. Ancienne présidente ou ancien président (membre d’office)
  3. Vice-présidente ou vice-président
  4. Secrétaire/trésorière ou secrétaire/trésorier
  5. Cinq représentants régionaux – un de chacune des régions suivantes : provinces de l’Atlantique, Québec, provinces de l’Ouest; et deux de l’Ontario.
  6. Aucune région ne peut compter plus de trois représentants au sein du comité exécutif au cours d’un même mandat.
  7. Le comité exécutif peut, de temps à autre, inviter des membres individuels de l’ARUCC à prêter main-forte au comité exécutif sur des questions ou des projets spécifiques. Ces personnes n’ont pas droit de vote au sein du comité exécutif.

Section 2 – Élection des dirigeants

  1. La présidente ou le président est habituellement la vice-présidente ou le vice-président du mandat précédent. La vice-présidente ou le vice-président est nommé les années paires par les régions de façon rotative, selon la séquence suivante : provinces de l’Ouest, Ontario, Québec, provinces de l’Atlantique.
  2. L’ancienne présidente ou l’ancien président immédiat est habituellement la présidente ou le président du comité des candidatures. Cette dernière ou ce dernier nomme quatre autres membres, soit un de chaque région.
  3. Un minimum de deux mois avant la date de l’assemblée générale, le comité des candidatures distribue, aux comités exécutifs appropriés des associations régionales de registraires (WARUCC, OURA, CRALO, BCI et AARAO), une invitation à présenter des candidatures au poste de vice-présidente ou vice-président et/ou de représentante régionale ou représentant régional, ainsi que des candidatures au poste de secrétaire/trésorière ou secrétaire/trésorier.
  4. Advenant la candidature de plus d’une personne au poste de secrétaire/trésorière ou secrétaire/trésorier, le comité des candidatures sélectionne une personne pour la liste des dirigeants devant être présentée à l’assemblée générale.
  5. Les candidatures proposées par les participantes et participants à l'assemblée générale sont aussi acceptées. Si deux personnes ou plus sont candidates à quelque poste que ce soit, l’on procède immédiatement à un vote, par établissement, seuls les établissements membres présents à l’assemblée générale ayant droit de vote. Les dirigeants du comité exécutif sont élus par simple majorité des membres présents et habilités à voter.
  6. Le scrutin fait l’objet d’une supervision et les votes sont compilés par un minimum de deux (2) membres réguliers nommés par le comité exécutif.
  7. Tout membre du comité exécutif doit être désigné à titre de membre régulier par un établissement membre de l’Association.

Section 3 - Fonctions

Voici les fonctions du comité exécutif et de ses membres :

     a.

  1. agir au nom de l’Association;
  2. déterminer le lieu et l’heure de l’assemblée générale de l’Association, conformément au Règlement III;
  3. rendre compte à l’assemblée générale;
  4. établir des comités d’étude, des groupes de travail et/ou des commissions aux fins de préparation de rapports, de documents de consultation et de recommandations pour examen par l’Association;
  5. faire rapport des décisions de l’Association aux ministères gouvernementaux, aux autorités éducatives et aux autres organismes pertinents.
     b.
  1. La présidente ou le président préside toutes les réunions de l’Association et du comité exécutif et est membre d’office de tout comité ou de toute commission de l’Association, à l’exception du comité exécutif. En règle générale, la présidente ou le président assume le rôle de porte-parole officiel de l’Association.
  2. La vice-présidente ou le vice-président devient normalement la présidente ou le président, à la fin du mandat de la présidente ou du président précédent. La vice-présidente ou le vice-président assume le rôle de présidente ou président en cas de vacance de ce poste et, en l’absence de la présidente ou du président, préside et assume les fonctions de présidence. La vice-présidente ou le vice-président assume également les fonctions de chef des communications, avec la responsabilité (entre autres médias) de l’entretien et de la promotion du site Web de l’ARUCC. La vice-présidente ou le vice-président exerce les fonctions et tâches attribuées par la présidente ou le président ou le comité exécutif.
  3. L’ancienne présidente ou l’ancien président exerce la fonction de présidente ou président du comité des candidatures conformément à l’article V, section 2b. L’ancienne présidente ou l’ancien président dirige les activités de développement et de maintien des membres corporatifs de l’Association, est responsable de la sollicitation, auprès des membres, de candidatures de membres honoraires, et s’acquitte des fonctions et tâches attribuées par la présidente ou le président ou comité exécutif.
  4. Le (la) secrétaire/trésorier(ère) tient un procès-verbal ou un compte rendu des réunions de l’Association et du comité exécutif, et distribue à chaque établissement membre le procès-verbal des assemblées générales, et à chaque membre du comité exécutif le procès-verbal des réunions du comité exécutif. Le (la) secrétaire/trésorier(ère) est le dépositaire de tous les dossiers et procès-verbaux de l’Association, sauf ceux conservés par d’autres personnes, tel que stipulé par une résolution de l’Association. Le (la) secrétaire/trésorier(ère) maintient et met à jour les listes de membres de l’Association et les fait circuler, au besoin. Le (la) secrétaire/trésorier(ère) s’assure d’aviser en temps opportun la présidente ou le président et le comité exécutif de toute échéance et date limite prévue dans la constitution et les règlements.
  5. La secrétaire/trésorière ou le secrétaire/trésorier est responsable de tous les actifs détenus ou gérés par l’Association et est responsable de leur dépôt dans une institution financière reconnue, telle que désignée par le comité exécutif. La secrétaire/trésorière ou le secrétaire/trésorier se charge du maintien d’états financiers exacts et vérifiables et de la présentation d’un bilan aux membres lors des assemblées générales.
  6. En règle générale, les représentants régionaux, en leur qualité de membres du comité exécutif, sont tenus d’assister à toutes les réunions du comité exécutif, afin de faciliter la communication entre l’ARUCC et leur région respective, d’aider au développement de l’Association et de représenter les intérêts de leurs commettants. Les représentants régionaux agissent  à titre de personnes-ressources du comité exécutif de l’Association, contribuent au bulletin d’information de l’Association et assument d’autres fonctions pouvant leur être attribuées par la présidente ou le président.

Section 4 – Mandat

Les membres du comité exécutif demeurent en fonction à partir de la levée de la séance de l’assemblée générale au cours de laquelle ils sont élus jusqu’à la levée de la séance de l’assemblée générale au cours de laquelle leurs successeurs sont nommés. Les membres du comité exécutif peuvent être mis en candidature pour des mandats subséquents. En règle générale, les représentants régionaux demeurent en fonction pour deux mandats de deux ans, et ce, de façon rotative, les représentants des provinces de l’Atlantique et de l’Ontario étant remplacés lors d’une année bissextile et les représentants du Québec et des provinces de l’Ouest étant remplacés deux ans plus tard.

Section 5 – Postes vacants

Le comité exécutif a le pouvoir, entre les assemblées générales, de combler tout poste devenu vacant.

Section 6 - Quorum

Le quorum du comité exécutif correspond à la majorité de ses membres.

Section 7 – Réunions du comité exécutif

Normalement, le comité exécutif se réunit au moins trois fois l’an. En règle générale, l’une de ces réunions a lieu lors d’un congrès régional ou national.

Section 8 – Dépenses du comité exécutif

Les dépenses des réunions du comité exécutif, autres que celles qui coïncident avec le congrès national, sont assumées par l’Association, si nécessaire. Les dépenses du personnel-ressource invité par le comité exécutif peuvent être défrayées par l’Association, sous réserve de l’approbation du comité exécutif.

Nota : les dépenses des membres du comité exécutif qui participent à des congrès régionaux sont assumées par l’Association, sauf pour ce qui est des membres exécutifs de la région en question.

ARTICLE VI – MODIFICATIONS

Section 1

La présente constitution peut être modifiée lors de toute assemblée générale ou par un scrutin par courrier.

  1. Une majorité des deux tiers des établissements membres présents et habilités à voter est exigée, pourvu qu’un avis de la modification proposée ait été envoyé par le comité exécutif à chaque établissement membre, et ce, au moins soixante jours civils avant la tenue de l’assemblée générale ou la date limite du retour des bulletins de vote.
  2. Une modification non proposée conformément à l’article VI a) avant une assemblée générale peut être adoptée par les quatre cinquièmes des établissements membres présents et habilités à voter.

RÈGLEMENTS

RÈGLEMENT I – DROITS

Section 1

Le comité exécutif présente des recommandations relativement aux droits exigés des établissements membres lors de l’assemblée générale, aux fins de ratification par l’Association. Le barème des droits est revu à la fin de chaque période de six ans, la première revue ayant lieu avant l’assemblée générale de 2002.

Section 2 – Membres institutionnels

À compter du 26 juin 2002, les revenus d’exploitation provinciaux rapportés à Statistique Canada pour chaque établissement membre au cours de l’exercice 2000-2001 déterminent les droits institutionnels de base. Les droits institutionnels sont ajustés sur une base annuelle, le 1er juillet, par l’indice moyen des prix à la consommation (IPC) des douze mois précédents, afin de déterminer les droits institutionnels de base de l’année subséquente.

Pour les nouveaux établissements membres, les droits sont établis en prenant comme point de repère le résultat d’exploitation total de 2000-2001 d'un établissement comparable déjà membre, à titre de membre régulier.

Section 3 – Membres associés

Les droits des membres associés et le nombre de personnes que chaque établissement/organisation peut déclarer à titre de membre associé est déterminé par le comité exécutif de temps à autre.

Section 4 – Membres corporatifs

Les droits des membres corporatifs et le nombre de représentants individuels sont déterminés par le comité exécutif de temps à autre.

Section 5

Congrès biennal – Des droits d’inscription, basés sur les coûts du congrès, sont déterminés par le comité du congrès et soumis aux fins d’examen et d’approbation par le comité exécutif. Les droits d’inscription des personnes nommées à titre de membres honoraires sont défrayés par l’Association.

Section 6

Le comité exécutif peut, de temps à autre, approuver des frais divers exigés pour services spéciaux aux membres ou non-membres.

RÈGLEMENT II – ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Section 1

L’assemblée générale de l’Association se tient tous les deux ans.

Section 2

L’assemblée générale de l’Association a lieu à la date et à l’endroit approuvés par le comité exécutif, normalement lors du congrès biennal.

Section 3

En cas d’urgence, le comité exécutif est habilité à reporter ou annuler une assemblée générale.

Section 4

Un avis final de l’assemblée générale de l’Association et l’ordre du jour de cette dernière sont envoyés à tous les établissements membres, et ce, au moins soixante jours avant la date de l’assemblée.

Section 5

Le comité exécutif fixe le lieu de l’assemblée générale de façon rotative parmi les quatre régions : provinces de l’Atlantique, Québec, Ontario et provinces de l’Ouest.

Section 6

Lors de toute assemblée générale de l’Association, les établissements membres possèdent un vote, lequel est exprimé par leur représentant présent et inscrit.

Section 7

Le quorum d’une assemblée générale équivaut à 20 % des établissements membres. Toutes les questions découlant d’une telle réunion sont décidées par la majorité des suffrages exprimés. En cas d’égalité, la présidente ou le président exprime le vote décisif.

RÈGLEMENT III – CONGRÈS BIENNAL

Section 1

Le comité exécutif attribue l’organisation du congrès biennal à chaque région de façon rotative.

Section 2

En collaboration avec l’association régionale, la présidente ou le président de l’ARUCC établit un comité de planification du congrès chargé de l’organisation du congrès biennal. La présidente ou le président, ou son mandataire, rend compte des activités de planification du congrès au comité exécutif de l’ARUCC.

Section 3

Le comité exécutif examine et approuve les budgets, les droits d’inscription proposés, la programmation et les arrangements locaux du congrès biennal.

Section 4

Les droits d’inscription du congrès biennal sont fixés par le comité du congrès et soumis aux fins d’examen et d’approbation par le comité exécutif de l’ARUCC. Une dispense des droits d’inscription des candidates et candidats à titre de membres honoraires est accordée par l’Association.

Section 5

L’ARUCC assume l’entière responsabilité de la gestion financière du congrès, en collaboration avec les associations régionales des territoires où se tient le congrès biennal. L’ARUCC négocie avec les associations régionales afin de déterminer le partage des revenus et déficits nets du congrès biennal.

Section 6

Le comité de planification du congrès est tenu de produire par écrit un rapport – lequel comprend les recettes/dépenses finales, le nombre de participants et des recommandations en vue du prochain congrès biennal – au comité exécutif de l’ARUCC, et ce, au plus tard six mois après la clôture du congrès.

RÈGLEMENT IV – SÉLECTION DES MEMBRES HONORAIRES

Section 1

Les mises en candidature des membres honoraires devraient être accompagnées d’une liste complète de leurs contributions à l’Association. Ces dernières peuvent comprendre : les services rendus à titre de membre et/ou de dirigeant(e) au sein du comité exécutif; la participation active aux comités de planification de congrès biennaux; la participation à titre d’animatrice/animateur, de présidente/président, de rapporteuse/rapporteur lors de congrès; les services rendus à titre de membre d’un groupe de travail de l’Association; la participation active aux activités d’une association régionale.

RÈGLEMENT V – COMMUNICATION

Section I – Communication officielle

Toute communication exigée en vertu de la constitution et des règlements ou aux fins de fonctionnement général, peut être assurée par voie électronique, laquelle est considérée comme étant officielle.

Section 2 – Site Web

La vice-présidente ou le vice-président assume les fonctions de chef des communications, avec la responsabilité rédactionnelle du site Web de l’ARUCC. Avec le soutien de la présidente ou du président, la vice-présidente ou le vice-président peut nommer une corédactrice ou un corédacteur parmi les membres du comité exécutif de l’ARUCC, si nécessaire.

La responsabilité de la soumission du matériel publié dans le site Web est assurée conjointement par la présidente ou le président et les représentants régionaux.

Sous la direction de la vice-présidente ou du vice-président, le site Web de l’ARUCC est maintenu en tant que ressource complète et à jour pour les membres. La vice-présidente ou le vice-président organise le contenu sur une base mensuelle, histoire de s’assurer que le site Web soit actuel et permette de faciliter les communications entre les membres. Les membres sont avisés des nouveaux contenus du site Web au moins quatre (4) fois par année, par l’entremise de la liste de diffusion ou de quelque autre moyen de communication. La vice-présidente ou le vice-président doit également s’assurer que le site Web demeure actuel et robuste sur le plan technologique.

Un budget, préparé par la vice-présidente ou le vice-président et détaillant les dépenses de production du site Web, doit être présenté annuellement aux fins d’approbation par le comité exécutif.

Section 3 – Répertoire des membres

Un répertoire des membres de l’association est publié et mis à jour par la secrétaire/trésorière ou le secrétaire/trésorier, sous la direction de la vice-présidente ou du vice-président; accessible depuis le site Web de l’Association, il comprend une liste des membres actuels, y compris l’adresse de leur établissement et leur adresse électronique, ainsi que d’autres renseignements relatifs à l’Association, tels que déterminés par le comité exécutif de temps à autre. Il est de la responsabilité de tout membre de s’assurer de l’exactitude des renseignements à son sujet compris dans le répertoire des membres.

RÈGLEMENT VI – MODIFICATIONS

Section 1

Les présents règlements peuvent être modifiés lors de toute assemblée générale ou par vote électronique.

  1. Une majorité de membres votants est exigée, pour autant qu’un avis de la modification proposée ait été communiqué par le comité exécutif à chaque établissement membre, et ce, au moins soixante jours civils avant la tenue de l’assemblée générale ou la date limite du retour des bulletins de vote.
  2. Une modification non proposée conformément au paragraphe a. du Règlement VI avant une assemblée générale peut être adoptée par les quatre cinquièmes des établissements membres présents et habilités à voter.